Policy frånvarouppföljning

Bakgrund

För att säkerställa att alla elevers närvaro följs upp på ett så likvärdigt sätt som möjligt har skolan formulerat denna policy och arbetsgång.

Järfälla gymnasiums närvaropolicy

1. Mätning görs av varje elevs sammanlagda frånvaro löpande på en period av 30 dagar. Mätperioderna kommuniceras på www.vklass.se
2. Om den oanmälda frånvaron överstiger 4% rapporteras eleven till CSN som ej heltidsstuderande. Eleven riskerar därmed att förlora sitt studiebidrag.
3. Om eleven har en anmäld frånvaro som inte är sammanhållen, ej heller kunnat intygas med läkarintyg eller liknande, rapporteras eleven till CSN som ej heltidsstuderande. Eleven riskerar därmed att förlora sitt studiebidrag.
4. Ogiltig frånvaro registreras för en elev vid oanmäld frånvaro, sen ankomst, passivitet under lektion samt vid ej inlämnade eller genomförda arbetsuppgifter.
5. Vid upprepade frånvaroperioder under en termin, kan skolan komma att kräva in ett läkarintyg. Ifall intyg uteblir riskerar eleven att rapporteras till CSN.
6. Återkommande, anmäld frånvaro första timmen på skoldagen uppmärksammas.
7. Återrapportering sker när eleven åter är heltidsstuderande. Obs! Eleven ansvarar själv för att kontakta närvaroadministrationen för att återrapportering ska göras.

Förtydligande av begrepp

Skolfrånvaro innefattar anmäld frånvaro och oanmäld frånvaro:

• I Vklass är giltig frånvaro = anmäld frånvaro.
• I Vklass är ogiltig frånvaro = oanmäld frånvaro, exempelvis från enstaka lektioner, hela skoldagar och sena ankomster, passivitet under lektion samt vid ej inlämnade eller genomförda arbetsuppgifter.

Anmäld frånvaro innefattar:

• Sjukanmälan.
  OBS! Efter en veckas frånvaro måste en kopia av ett läkarintyg lämnas till närvaroadministrationen (Pernilla Wagenius Pilz eller Samuel Westman).
• Intyg som visar att eleven har varit på läkarbesök eller liknande. Obs! Läkarbesök och liknande kan endast intygas för föregående 30-dagarsperiod. Skolan återrapporterar ej för frånvaro längre tillbaka i tiden
• På ett giltigt intyg framgår tydligt
• skälet till att eleven inte är i skolan,
• kontaktinformation till den som utfärdat intyget och
• vilken tidsperiod intyget gäller för.

Mentors roll

Mentorer kontrollerar närvaron i Vklass för samtliga mentorselever minst en gång i veckan, exempelvis i samband med klassens mentorstid, och uppmärksammar de elever och vårdnadshavare som har frånvaro. Mentor säkerställer att minst en vårdnadshavare till eleven har registrerat ett mobilnummer och en aktuell e-postadress i Vklass.

Närvarocoach och närvaroadministrationens roll

I dialog med eleverna arbetar närvarocoacherna bland annat med att höja medvetenheten kring närvaron som en förutsättning för att nå goda studieresultat. Närvaroadministrationen ansvarar för det administrativa arbetet som följer närvaropolicyn och hanterar kontakten mot CSN.

Samuel Westman

• Kontaktar elever i de allmänna utrymmena som cafeteria, matsal, entréer, uppehållsrum mm.
• Arbetar uppsökande för att nå elever med hög frånvaro.
• Genomför frånvaroutredningar där orsaker till och förslag på lämpliga åtgärder utarbetas för att minska frånvaron.
• Söker upp mentorer vars elever har hög frånvaro och stöttar dem i arbetet för att höja elevernas närvaro.
• Sammankallar Trygghetsgruppen – en grupp som arbetar för att värna om tryggheten på skolan och därmed skapa förutsättningar för en hög närvaro.

Pernilla Wagenius Pilz:

• Kontaktar elever via Vklass
• Gör mätningar av frånvaro i Vklass.
• Utifrån mätningen hanterar elevers frånvaro i enlighet med Järfälla gymnasiums närvaropolicy.
• Uppdaterar Edlevo med anteckningar om aktuella rapporteringar som gjorts till CSN.
• Skickar aktuell fil till CSN i samband med varje mätperiod.
• Svarar på specifika frågor från enskilda elever och vårdnadshavare gällande elevs frånvarohistorik.
• Ingår i Trygghetsgruppen.

Arbetsgång

• Första oanmälda frånvarotillfället eleven är borta från undervisningen:

• E-postmeddelande skickas automatiskt till vårdnadshavare via Vklass vid första registrerade frånvarotillfället eller sena ankomsten respektive skoldag.

• Andra oanmälda frånvarotillfället eleven är borta från undervisningen:

• E-postmeddelande skickas automatiskt till vårdnadshavare via Vklass vid första registrerade frånvarotillfället eller sena ankomsten respektive skoldag.

• Tredje oanmälda frånvarotillfället eleven är borta från undervisningen:

• Mentorn kontaktar eleven och/eller vårdnadshavaren och tar reda på orsaken till den oanmälda frånvaron. Mentor dokumenterar med en enkel minnesanteckning.
• Om orsaken till frånvaron kan klaras av med enkla åtgärder, görs detta nu. Rådgör gärna med någon ur EHT (närvarocoach, kurator, skolsköterska, studievägledare eller speciallärare).

• Vid fortsatta frånvaro:

• Mentor träffar elev och vårdnadshavare för att ta fram en plan för åtgärder. Vid behov kan person ur EHT delta. Planen för åtgärder kan exempelvis utgå från elevens sömnvanor (exempelvis när eleven går och lägger sig), elevens datorvanor (exempelvis spelvanor), vad eleven gör när hen är i skolan men inte är på lektionerna osv. i syfte att försöka bidra till att förändra sådant som eleven kan påverka själv. Även stödåtgärder i enklare form ( Catchup, hur instruktioner ges, anteckningar i förväg osv.) diskuteras. Framkommer att frånvaron kan bero på fysisk eller psykisk ohälsa förmedlas kontakt med skolsköterska eller kurator. Mentor dokumenterar med en enkel minnesanteckning.
  
  
• Om frånvaro fortsätter trots möte mellan elev, vårdnadshavare och mentor:
  Mentor skriver anmälan till EHT. I denna redovisar mentor mötet med elev och vårdnadshavare samt sin kartläggning av skäl till frånvaro.